重點摘要
- 按流程的實際運作來盤點，而不是按程序手冊上寫的方式。
- 為每個步驟計時，並記下由誰處理、使用什麼系統、由什麼觸發。
- AI 最擅長閱讀、分類、草擬、摘要和核對。
看不見的工作，就無法自動化。盤點工作流程是大部分公司略過的一步，也是很多 AI 工具最後淪為昂貴搜尋框的主要原因。
舉行一次兩小時的盤點工作坊
邀請每天實際處理工作的同仁參與，而不只是他們的主管。選一個流程，用最近一個真實例子，由觸發到完成走一遍。在白板上記下每個步驟的四項資料：由誰處理、使用什麼系統或文件、需時多久、下一步是什麼。
留意五種模式
AI 及自動化工具最擅長處理：
- 閱讀：從電子郵件、PDF、發票或表格中擷取資料。
- 分類：分派詢問、文件歸類、為個案加標籤。
- 草擬：回覆、報告、提案及摘要的初稿。
- 核對：比較文件、找出漏填欄位、標示例外情況。
- 搬運：把資料由一個系統複製到另一個系統。
需要判斷、談判或人際關係的步驟應由同仁處理，AI 則負責準備他們需要的資料。
標出等待時間
最大的延誤往往不是工作本身，而是等待：躺在收件匣的審批、索取了但未收到的資料。自動提示及分派，縮短處理時間的效果可能比任何先進模型更明顯。
把流程圖變成待辦清單
為每個可自動化的步驟，記下可節省的工時及建立的難度，再按「節省 ÷ 難度」排序。排首三位的，就是下一季的導入計畫。
由誰主持
盤點工作最好由同時熟悉業務和工具的人主持。一位 AI 導入主管通常可在合作第一個月內，完成兩至三個流程的盤點和排序。