重點摘要
- 發票輸入、報銷及對帳，是財務部最快見效的項目。
- AI 負責閱讀及配對；審批及例外情況由人處理。
- 保留記錄，列明 AI 擷取了甚麼資料、由誰批准。
香港及台灣的財務團隊花大量時間在重複、有規則可循的工作上：輸入發票、核對收據、配對付款，以及每月準備相同的報表。這些都是非常適合 AI 的流程。
應付賬款
AI 從電郵或掃描檔讀取供應商發票，擷取供應商、金額、日期及項目，與採購單及收貨記錄配對，再把例外情況交給同事。沒有問題的發票直接進入審批。
員工報銷
同事拍下收據，AI 擷取資料，按公司政策核對限額及類別，並在主管審閱前標示重複或缺漏的資料。
對帳
AI 把銀行結單與分類賬記錄配對，並為未能完全吻合的項目提出建議，同事只需審閱例外情況。
月結報告
AI 根據數字草擬管理層評語、準備差異解釋供審閱，並整理標準報告，為月結節省數天時間。
必須保留的監控
- 付款及會計分錄須由人審批。
- 保留記錄，顯示原始文件、擷取的資料及審批人。
- 定期抽查 AI 處理的項目，檢查準確度。
- 每個流程只可存取所需的資料。
應由誰參與
財務自動化最理想的做法，是由實施專才與財務總監並肩合作，令流程由一開始就符合現有的監控要求。